Was bedeuten Lasten- und Pflichtenhefte

Wer hat das nicht schonmal erlebt, ein neues Projekt steht vor der Türe und die ersten Kundengespräche werden geführt.
Man geht die wichtigsten Keyfacts telefonisch durch und verabredet im besten fall einen ersten Workshop termin, um die genauen Details des Auftrags zu klären.

Die Kundenwünsche sind meist sehr umfangreich, aber werden im ersten Kontakt nur verbal und nicht ausreichend genau geäußert. Bei falscher herangehendsweise kann dies im weiteren Projektverlauf fatale folgen haben.

Durch Nacharbeiten und Nachbesserungen kann sich so die Projektlaufzeit ganz schnell verdoppeln wenn nicht sogar verdreifachen. Was dann zum einen das vorhandene Budget sprengt und auch zu einer gefährdung nachfolgender oder parallelen Projekte werden kann.

Oftmals erlebt man auch, das die Kunden zwar Ihre Wünsche äußern, sich selber aber auch noch nicht so richtig im klaren sind, was sie eigentlich genau wollen.
Deshalb erkläre ich hier warum ein Lasten und Pflichtenheft benötigt wird, was es damit auf sich hat und wo die unterschiede sind.

Ist es sinnvoll die Dokumente zu Erstellen?

Es empfiehlt sich aus der Erfahrung heraus im vorfeld ausreichend Energie in die Projektplanung zu stecken. Besonders bei großen Projekten spielt die konkrete Planung und Strukturierte durchführung eine große Rolle für ein erfolgreichen und termingerechten abschluß, aber auch bei kleineren und nicht so umfangreichen Projekten eignet es sich die Zeit zu Investieren.

Da es sich hier aber auch um eine eigenständige Leistung handelt, welche man in der Regel auch extra berechnet, wird es meist erst ab einer gewissen Projektgröße vorrausgesetzt. Oder die Dokumente werden so einfach und knapp gehalten, das diese ehr einen fließenden übergang haben.

Es lohnt sich die Zeit in eine sorgfältige Erstellung eines Pflichtenheftes zu investieren, so kann das Projekt nach fest geplanten Zielen und Zeitplänen erstellt und unmgesetzt werden.

Das Lastenheft, oder auch die vorstellungen des Auftraggebers

In diesem Dokument deklariert der Auftraggeber seine Anforderungen und Wünsche an dem Projekt. In manchen kreisen wird es auch Anforderungskatalog genannt, Produktskizze oder auch Kundenspezifikation. Sinn ist es das der Kunde sich dabei zum ersten Mal selbst mit der Aufgabe beschäftigt und sich umfangreiche Gedanken zu seinem Vorhaben macht.

In einem strukturiertem Dokument entsteht so ein Anforderungskatalog auf dessen Basis ein durchdachtes Angebot, Konzept und ein Zeitplan zur fertigstellung des Projekts erstellt werden kann.

Inhaltlich sollte ein Lastenheft zumindest folgende Punkte beinhalten:

• Aktueller Ist-Zustand. Wodrauf wird das Vorhaben aufgesetzt und welche Voraussetzungen sind schon als gegeben zu betrachten.
• Welcher Soll-Zustand wird angestrebt. Eine beschreibung der Zielsetzung des Projektes. Was soll das Projekt nach der Fertigstellung beinhalten.
• Aufzählung von Zuständigkeiten und Schnittstellen. Wer hat welche zuständigkeit am Projekt und wo treffen diese aufeinander.
• Funktionale Anforderungen, was soll das Projekt im umfang alles können.
• Nicht Funktionale Anforderungen, Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Benutzbarkeit und noch mehr.

Das so erstellte Lastenheft erleichtert es auch dem Kunden vergleichbare Angebote von mehreren Anbietern einzuholen, da jeder potenzieller Auftragnehmer sein Angebot auf den gleichen Grundlagen erstellen kann. Bei unterschiedlichen Workshops lässt sich dies nicht umbedingt vergleichen, da in der Verbalen Kommunikation immer unterschiedliche Dialoge und Ergebnisse stattfinden.Unterschiedliche Fragestellungen oder anders Formulierte Antworten lassen hier viel Spielraum.
Mithilfe eines Lastenhefts bleibt die Informationsgrundlage stetig die gleiche.

Pflichtenheft, die Planung des Auftragnehmers

Dem Auftragnehmer liegt nun das Lastenheft vor, nun kann dieser auf dessen Grundlage anfangen das Pflichtenheft zu erstellen.
Das Pflichtenheft schlüsselt nun auf, wie und womit der Auftragnehmer das Vorhaben umsetzten wird. Dies kann auch gleichzeitig in Kombination mit einem ausführlichen Angebot erstellt werden, was auch gleichfalls die vertragliche Grundlage der zu erfüllenden Leistungen darstellt.

Es ist essenziel wichtig hier auf eine gründliche Ausformulierung  von Zielen und Nicht-Zielen zu achten.
Hier findet nun auch die Abgrenzung der Positiven und Negativen Zielen statt.
Das heißt man stellt die Positive (Ziele) den Negativen (Nicht-Ziele) gegenüber da diese gleichermaßen wichtig für die fertigstellung des Projekts sind.

Durch die eindeutige Formulierung und gegenüberstellung der Aspekte ist es nun möglich eine klare Aussage zu der erfüllung der gewünschten Leistungen zu treffen und eine Endabnahme des fertiggestellten Projekts diskussionsfrei durchzuführen.

Gerade die Endabnahme gestaltet sich meist als sehr schwierig und ist meist mit unnötigen Nacharbeiten belastet, wenn die Ziele nicht im vorfeld ordentlich Dokumentiert waren.